Nếu xuất file Excel có dung lượng quá lớn, bạn có thể gặp bất tiện khi chia sẻ và biên tập tệp dữ liệu. Vậy cách giảm dung lượng file excel online có ảnh và nhiều công thức như thế nào? Bạn có thể sử dụng phần mềm giảm dung lượng file Excel online miễn phí hay không? Hãy cùng tìm hiểu nhé.
Bạn đang xem: Cách làm cho file excel nhẹ đi
Cách giảm dung lượng file Excel
Có nhiều cách để giảm dung lượng tệp, giúp tệp nhẹ hơn để chia sẻ dễ dàng hơn. Điển hình, bạn có thể nén ảnh, xóa định dạng có điều kiện, cắt giảm ô tính, xóa bỏ named range, … Hướng dẫn chi tiết:
Xóa định dạng có điều kiện để giảm dung lượng
Đây là cách giảm dung lượng tệp Excel có nhiều công thức và định dạng điều kiện. Để làm cách này, bạn chỉ cần mở tệp Excel lên và làm theo hướng dẫn sau:
Bước 1: Chọn vào một ô bất kỳ được định dạng có điều kiện
Bước 2: Vào tab “Home” > chọn vào mục “Conditional Formatting” > chọn “Clear Rules” > chọn “Clear Rules from selected Cells” (xóa định dạng của ô đã chọn) hoặc “Clear Rules from Entire Sheet” (xóa định dạng cho toàn bộ sheet).
Cắt giảm ô tính ở vùng chưa cần sử dụng
Tệp Excel có quá nhiều ô tính thừa cũng làm tăng dung lượng file. Vậy cách giảm dung lượng file Excel đơn giản nhất là xóa các ô tính thừa. Hướng dẫn:
Bước 1: Bôi đen các hàng/cột chưa cần dùng đến trên sheet làm việc.
Bước 2: Nhấn chuột phải vào vị trí đã bôi đen > chọn “delete” để xóa vùng được chọn. Sau đó, bạn chỉ cần lưu file lại và kiểm tra dung lượng file lúc này.
Giảm dung lượng bằng cách xoá data links
Data links là các liên kết được chèn vào sheet, giúp bạn truy cập các tài liệu ngoài Excel. Tuy nhiên, nếu có quá nhiều data links thì file Excel sẽ khá nặng. Bạn nên xóa bớt các data links không cần thiết theo hướng dẫn sau:
Bước 1: Mở file Excel bạn cần giảm dung lượng > vào mục “Data” > chọn “Edit links”.
Bước 2: Chọn các data link mà bạn muốn xóa > nhấn vào nút “Break Link” để xóa ngay.
Nén toàn bộ ảnh trong Excel
Bạn có thể chèn ảnh vào Excel để minh họa cho các thông tin trong tệp dữ liệu. Nhưng file với quá nhiều ảnh kích thước lớn sẽ có dung lượng khá cao. Có rất nhiều công thức cho bạn sử dụng, nhưng lần này bạn nên áp dụng cách giảm dung lượng file Excel có ảnh trong bài sau đây:
Bước 1: Click chuột chọn ảnh muốn nén > vào “Format” > chọn “Compress Pictures”.
Bước 2: Bỏ tích ở ô “Apply only to this picture” nếu bạn muốn nén tất cả ảnh trên sheet. Sau đó, tích vào ô “Email (96 ppi): minimize document size for sharing” để giảm dung lượng ảnh. Nhấn OK để lưu.
Giảm dung lượng file bằng cách xóa watch
Watch Window là một hộp thoại nhỏ hiển thị các thông tin (công thức, kết quả, tên, …) của các ô nhất định trong Excel. Tính năng này đôi khi không cần thiết nên bạn có thể tắt nó đi để giảm dung lượng file. Hướng dẫn:
Trên file Excel của bạn > vào mục “Formulas” > chọn vào “Watch Window” > chọn “Delete Watch” để xóa ngay.
Xóa bỏ các named range trong file Excel
Việc đặt tên cho các vùng trong Excel cũng khiến dung lượng file lớn hơn. Do đó, xóa bỏ các named range cũng là cách giảm dung lượng file Excel online. Hướng dẫn:
Bước 1: Vào mục “Formulas” > chọn “Name Manager” trong sheet Excel.
Bước 2: Chọn các vùng đặt tên muốn xóa > nhấn vào “Delete” là xong.
Giảm dung lượng file excel bằng Excel Binary Workbook
Excel Binary Workbook là một loại định dạng tệp Excel không quá phổ biến, nhưng có thể làm giảm dung lượng file. Hướng dẫn:
Bước 1: Vào “File” > chọn “Save as” > chọn “Browse” và tìm đến thư mục bạn muốn lưu tệp Excel.
Bước 2: Ở mục “Save as type”, hãy tìm và chọn đến “Excel Binary Workbook” > nhấn “Save” để lưu là xong.
Loại bỏ định dạng khỏi các hàng và cột trống
Bên cạnh cách giảm dung lượng file Excel online, bạn có thể làm theo hướng dẫn sau để loại bỏ các định dạng khỏi hàng và ô trống:
Bước 1: Vào mục “Find” > “Go To” > mở mục “Special”.
Bước 2: Tích vào mục “Blanks” và nhấn “OK” để tìm các ô trống trên sheet.
Bước 3: Vào lại “Find” > chọn “Formulas” và chọn “Clear” để xóa tất cả định dạng ở các ô trống đã chọn.
Dùng phần mềm giảm dung lượng file Excel miễn phí
Nếu không muốn giảm dung lượng theo cách thủ công thì bạn có thể thử các phần mềm chuyên dụng, Dưới đây sẽ là một số phần mềm giảm dung lượng file Excel miễn phí ví dụ như:
NXPowerLite Desktop (https://neuxpower.com/nxpowerlite-desktop/) FILEminimizer Office (https://balesio.com/fileminimizer/eng/index.php) Power
Shrink (https://www.powershrink.com/)
Lợi ích của việc giảm dung lượng file Excel
Khi giảm dung lượng tệp, file dữ liệu Excel trở nên nhẹ hơn, giúp bạn chia sẻ tệp nhanh và dễ dàng hơn qua các nền tảng. Bên cạnh đó, bạn có thể xử lý các sheet trong tệp với tốc độ nhanh hơn. Nếu file quá nặng thì bạn dễ gặp tình trạng giật lag khi thao tác trên Excel.
Hy vọng thông tin trên đây giúp bạn biết cách giảm dung lượng file Excel online có nhiều công thức và có ảnh. Đừng quên tham khảo các phần mềm giảm dung lượng file Excel online miễn phí được gợi ý nhé.
Excel là nơi mà bạn có thể thoải mái lập ra một loạt các file dữ liệu khác nhau, với hàng trăm hàng nghìn các thông tin khác nhau. Tuy nhiên khi lưu file lại là một vấn đề khiến nhiều bạn băn khoăn bởi có những file với dung lượng khá lớn và rất nặng, vậy nên có cách giảm dung lượng file Excel cho nhẹ và dễ dàng khi lưu không? Theo dõi hết bài viết dưới đây, bạn đọc thắc mắc sẽ có những lời giải cho mình cùngtheo dõi.
1. Nguyên nhân & lợi ích giảm dung lượng file Excel
Người dùng đôi lúc vẫn không hiểu nguyên nhân tại sao không lưu được file hay nói cách khác bạn cũng không biết tại sao file của bạn lại nặng dung lượng như vậy.
Nguyên nhân khiến cho file Excel nặng, tốc độ xử lý chậm
Là người thường xuyên làm việc với Excel bạn chắc chắn đã gặp phải tình trạng file Excel của mình tải rất chậm cũng như thao tác gặp nhiều khó khăn. Dưới đây là một số nguyên nhân như:
- Sử dụng nhiều định dạng khác nhau gây ra lỗi file Excel
- File excel chứa hình ảnh có độ phân giải cao hoặc có công thức phức tạp
- Có nhiều ô trong bảng tính không sử dụng nhưng được định dạng sẽ gây ra tình trạng lỗi file xử lý chậm.
Lợi ích việc giảm dung lượng file Excel
- Giúp gia tăng tốc độ sử lý file Excel
- Việc chia sẻ thông tin dữ liệu một cách nhanh chóng, dễ dàng.
- Không cần sử dụng đến những phần mềm giải nén.
8 Cách giảm dung lượng file Excel hiệu quả
1.Lưu file dưới dạng tập tin nhị phân để giảm dung lượng file Excel
Tuy nhiên đấy không phải là cách duy nhất để có thể từ nguyên nhân đưa ra giải pháp tốt nhất. Bạn không cần phải khó khăn tìm hiểu nguyên nhân, với một số biện pháp làm giảm dung lượng file dưới đây thì việc xử lý cũng sẽ dễ dàng hơn.
Cách giảm dung lượng file Excel đầu tiên đó là định dạng lại đuôi khi lưu. Với cách làm này bạn có file excel của bạn là file Excel thuộc phiên bản 2003 mở file ra trên phiên bản thuộc phiên bản 2007 trở đi và save lại với .xlsx. là định dạng đuôi cho file lưu của bạn thì bạn có thể làm cho file của bạn nhẹ đi rất nhiều đấy, dung lượng file cũng không còn nặng.
Bước 1: Bạn tiến hành mở Excel lên, tiếp đó nhấpđúp chuột vào ứng dụng Exel màu trắng với chữ X màu xanh lá, sau đó, bạn nhấp vào nút File, nhấp tiếp vào tùy chọn Open... (mở) rồi chọn file cần thao tác.
Xóa data links
Bước 2: Sau đó chọn Break Links để xác nhận là xong.
Xóa data links 1
5.Xóa watch windows
Bước 1: Mở file excel mà bạn muốn thực hiện xóa Watch Window.
Xóa watch windows
Bước 2: Chọn Formulas > Chọn Watch Window.
Xóa watch windows 1
Bước 3: Chọn Delete Watch.
Xóa watch windows 2
Sau khi thực hiện xong bước này là hoàn thành xóa Watch Window.
6. Loại bỏ các Name Range trong file
Excel
Bước 1: Mở file excel bạn muốn xóa Named Range.
Xóa bỏ Name Range
Bước 2: Chọn Formulas > Chọn Name Manager.
Xóa bỏ Name Range 1
Bước 3: Chọn tên bị lỗi mà bạn muốn xóa > Nhấn Delete.
Xóa bỏ Name Range 2
Bước 4: Nhấn OK để xác nhận.
Xóa bỏ Name Range 3
7.Cắt giảm ô tính ở vùng chưa cần sử dụng
Mở file Excel, chọn các hàng/cột trống bằng tổ hợp phím Ctrl + Shift + phím mũi tên phải/xuống > Bấm chuột phải vào vị trí bôi đen và chọn Delete để xóa các vùng chưa sử dụng nhằm giảm dung lượng file.
Cắt giảm ô tính ở vùng chưa cần sử dụng
Vậy đây cũng làcách làm file excel nhẹ hơn khi bạn muốn chuyển file đi bất cứ đâu sẽ nhanh hơn.
8. Dùng chương trình diệt Virus Macro
Cách làm giảm dung lượng File Excel tiếp theo bạn có thể tham khảo đó là dùng chương trình diệt virus. Chương trình diệt virus Macro thường bị lây nhiễm trên các file văn bản, nó làm tăng dung lượng thực tế của các file dữ liệu bị nhiễm. Dấu hiệu nhận biết của những file Excel bị nhiễm virus đó là khi bạn mở file, chương trình Excel sẽ tự động mở thêm những sheet mới có tên là "yyyyy" hoặc "Book1" và xuất hiện kèm thêm cảnh báo Macro.
Để làm giảm dung lượng của những file này chúng ta phải dùng phần mềm diệt virus với sự lựa chọn chẩn đoán Macro để loại bỏ những Macro không mong muốn.
Tuy nhiên, hạn chế của phần mềm này là có thể tiêu diệt virus nhưng lại không tiêu diệt được một cách hoàn toàn. Do đó, dung lượng của file Excel có thể vẫn rất cao. Để khắc phục một cách triệt để thì bạn cần:
- Mở file Excel và copy toàn bộ dữ liệu sang một file Excel khác.
- Mở 1 file Excel mới và paste nội dung vừa copy sang file Excelvà lưu lại.
- Xóa file Excel cũ.
Xem thêm: Chương trình đào tạo tiếng anh dự bị tiếng anh là gì ? khoá học tiếng anh dự bị: những điều bạn cần biết
Bạn hãy thử áp dụng ngay cho việc làm giảm dung lượng file của mình xem nào. Vậy là từ sau bạn sẽ không gặp khó khăn trong quá trình lưu file nhé, bạn sẽ hoàn thành công việc và việc học Kế toán onlinemột cách suôn sẻ.
Mời bạn đọc quan tâm đến chủ đề tin học văn phòng cùng những chủ đề hot kháctại mailinhschool.edu.vn!