Trong mỗi doanh nghiệp, tàng trữ và thống trị hồ sơ nội cỗ là công tác rất cần được kiểm soát chặt chẽ nhằm chống tránh nguy hại thất thoát, thất thoát những thông tin dữ liệu quan trọng. Hiện tại nay, các doanh nghiệp đã bắt đầu áp dụng phần mềm làm chủ hồ sơ miễn phí vào quy trình quản lý hồ sơ nhằm mục đích số hóa tài liệu và nâng cao tính bảo mật. Để giúp những doanh nghiệp chọn lựa được phần mềm phù hợp, đáp ứng nhu cầu đúng nhu cầu, 1Office sẽ review chi tiết ưu điểm yếu kém của 10 phần mềm cai quản hồ sơ lưu trữ miễn phí thông dụng trên thị phần hiện nay.Bạn đang xem: phần mềm lưu trữ hồ sơ bằng excel

Mục lục

III. đứng top 10 phần mềm làm chủ hồ sơ miễn phí rất tốt cho doanh nghiệp

I. Những khó khăn trong công tác thống trị lưu trữ làm hồ sơ truyền thống

Trong vượt trình buổi giao lưu của doanh nghiệp, mỗi nghiệp vụ và tiến trình sẽ phát hình thành nhiều các loại hồ sơ, giấy tờ khác nhau. Hồ sơ đó là căn cứ pháp lý khắc ghi mọi buổi giao lưu của doanh nghiệp, góp nhà cai quản theo dõi, kiểm soát và điều hành và đánh giá tiến độ, tình hình công việc. Tuy nhiên, “tuổi đời” của người tiêu dùng ngày càng cao thì đồng nghĩa tương quan với việc con số hồ sơ tàng trữ ngày càng nhiều, rất có thể lên tới sản phẩm trăm, hàng trăm ngàn tài liệu trong tầm vài năm. Lúc đó, các phương thức lưu trữ và quản lý hồ sơ truyền thống lâu đời sẽ trở đề nghị “cồng kềnh” và biểu thị rõ nhiều nhược điểm như:

Gây trở ngại và mất thời hạn trong việc tìm kiếm kiếm, truy hỏi xuất hồ sơ
Phải bỏ ra một khoản phí to cho công sở phẩm chu trình với mặt hàng loạt giá thành in ấn, giấy tờ, tủ chứa,…Dễ xẩy ra tình trạng thất lạc tài liệu, gây cách trở quy trình quản lý của doanh nghiệp
Giảm năng suất của nhân sự bởi vì phải thực hiện công tác biên soạn thảo, lưu lại trữ, cai quản và vận chuyển hồ sơ thủ công

II. Kỹ năng của phần mềm cai quản hồ sơ miễn phí

Với sự trở nên tân tiến của khoa học công nghệ cùng xu thế số hóa tài liệu, các phần mềm làm chủ hồ sơ tư liệu miễn phí ra đời và trở thành công xuất sắc cụ đắc lực cung cấp các doanh nghiệp thi công văn phòng số. Những công dụng chính của phần mềm cai quản hồ sơ công ty lớn bao gồm:

Đối với quản lí lý

Tiết kiệm về tối đa chi phí lưu trữ, thống trị hồ sơ mang lại doanh nghiệp
Giúp kiểm soát, theo dõi và phê chuyên chú hồ sơ từ bỏ xa bên trên hệ thống
Phân quyền làm chủ hồ sơ cụ thể tới từng cá nhân, phòng ban
Bảo mật dữ liệu hồ sơ cho doanh nghiệp tuyệt đối, tránh nguy hại bị rò rỉ, thất bay thông tin

Đối cùng với nhân viên

Truy cập và share hồ sơ trong nội cỗ doanh nghiệp dễ dàng dàng, nhanh chóng
Cung cấp dữ liệu hồ sơ cho công tác làm việc lập báo cáo, thống kê nhằm trình lên cấp trên

III. đứng đầu 10 phần mềm làm chủ hồ sơ miễn phí cực tốt cho doanh nghiệp

1. Phần mềm làm chủ hồ sơ doanh nghiệp toàn vẹn 1Office

Phần mềm làm chủ hồ sơ 1Office là khối hệ thống lưu trữ và cai quản tài liệu hồ nước sơ trọn vẹn cho hầu hết doanh nghiệp được tích hợp trên căn cơ quản trị công ty lớn 1Office. Cùng với 7 năm tởm nghiệm sát cánh cùng rộng 5.000 doanh nghiệp lớn “chinh chiến” bên trên cuộc đua biến đổi số, 1Office là chiến thuật số hóa, tự động hóa tổng thể tài nguyên trong công ty lớn và tập trung trên một căn nguyên duy nhất. 1Office cung ứng bộ phương tiện vượt trội giải quyết mọi vấn đề trong cai quản trị và tàng trữ hồ sơ, giúp doanh nghiệp về tối ưu quy trình quản lý và vận hành và tổ chức triển khai công việc:

Giúp tiết kiệm ngân sách và chi phí ⅕ thời gian tìm kiếm cùng truy xuất hồ sơ so với phương pháp thủ công bằng tay truyền thống
Xây dựng văn phòng số hóa ko giấy tờ, bớt thiểu về tối đa giá cả in ấn và lưu trữ hồ sơ cứng
Kho hồ sơ tài liệu được đồng nhất với phần đa phân hệ quản lí trị trên hệ thống, giúp quy trình làm chủ hồ sơ diễn ra xuyên suốt, lập tức mạch giữa các bộ phận

Nhận support miễn phí

Tính năng nổi bật

Khởi tạo tài liệu hồ sơ

Tải làm hồ sơ lên ứng dụng dưới những định dạng như word, excel, pdf,…Phân loại ví dụ các loại hồ sơ cá nhân, hồ sơ công ty, làm hồ sơ được chia sẻ để tiện lợi trong việc đào bới tìm kiếm kiếm
Cho phép tạo những thư mục nhỏ giúp tổ chức quản lý hồ sơ một cách khoa học





Thư viện tài nguyên chủng loại của Microsoft Share
Point

Ưu điểm	Hạn chế
Thông dụng, phổ biến, dễ dàng sử dụng Tạo không khí cộng tác và làm chủ hồ sơ chung cho các bộ phận Hỗ trợ tương tác, đánh giá ngay trên trình chỉnh sửa hồ sơ	Khả năng bảo mật thông tin hạn chếChỉ là công cụ lưu trữ và quản lý hồ sơ 1-1 thuần, không có các khả năng quản trị

Hình thức lưu giữ trữ: On Cloud, bạn dùng cần có tài khoản Office nhằm đăng nhập cùng sử dụng phần mềm trên web.

Bạn đang xem: Phần mềm quản lý hồ sơ bằng excel

10. Phần mềm thống trị lưu trữ ban ngành Hương Việt

Hương Việt là một trong những phần mềm hỗ trợ quản lý, theo dõi với lưu trữ xuyên suốt vòng đời của hồ nước sơ, bảo vệ tuân thủ những quy định của lao lý về tàng trữ hồ sơ tài liệu điện tử. Phần mềm cai quản hồ sơ công ty Hương Việt hầu hết được dùng trong những cơ quan, đơn vị hành chính.

Tính năng nổi bật

Quản lý tin tức hồ sơ thiết yếu xác, rõ ràng và được phân các loại theo từng ngành, nghành nghề cụ thể
Tìm kiếm và truy xuất dữ liệu không giới hạn thời gian, không gian, địa điểm
Thiết lập các cơ chế khai thác và áp dụng hồ sơ, tư liệu số bao gồm quản lý lượng truy cập và thu phí

Ưu điểm	Hạn chế
Thiết kế đối chọi giản, dễ sử dụng Đáp ứng các nghiệp vụ quản lý hồ sơ cơ bản	Không links được với các module phần mềm quản trị doanh nghiệp Các tính năng thống trị hồ sơ mới dừng lại ở nấc căn bản

Hình thức lưu giữ trữ: On premise

IV. Đánh giá bán 10 phần mềm làm chủ hồ sơ miễn phí

Để có một chiếc nhìn tổng quan liêu về phần mềm quản lý hồ sơ miễn giá tiền thông dụng trên thị trường hiện nay, hãy theo dõi bảng review tóm tắt theo những tiêu chí đặc biệt quan trọng cho từng phần mềm sau đây:

	Mức độ bảo mật	Dung lượng lưu giữ trữ	Hỗ trợ định hình hồ sơ	Khả năng liên kết	Chi phí
1Office	Bảo mật hoàn hảo dữ liệu với quy trình thống trị hồ sơ của DN	Mức dung tích khổng lồ thỏa mãn nhu cầu mọi đồ sộ DN	Mọi nhiều loại định dạng hồ sơ	Liên kết và đồng hóa hồ sơ 100% với mọi phân hệ cai quản trị trên hệ thống	Từ 40.000 – 100.000/người/tháng tùy từng quy mô doanh nghiệp và nhu cầu sử dụng
We One	Tốt	Theo bài bản DN	Định dạng hồ sơ văn bản	Liên kết với phân hệ quy trình, công việc	Liên hệ tư vấn
Doceye	Tốt	Theo quy mô DN	Định dạng làm hồ sơ văn bản	Không liên kết	Từ 10.000.000 mang lại 30.000.000 VNĐ/ năm tùy những gói
Google Drive	Trung bình	Giới hạn 15GB/người dùng bản miễn phí	Mọi nhiều loại định dạng hồ sơ	Liên kết với những ứng dụng không giống của Google	Từ 45.000 – 6.750.000 VNĐ/tháng tùy gói dung lượng (từ 100 GB – 30 TB)
Rubex	Tốt	–	Mọi loại định dạng hồ nước sơ	Không liên kết	Liên hệ bốn vấn
We Up ERP	Tốt	Theo đồ sộ DN	Định dạng hồ sơ văn bản	Liên kết với các module cai quản trị	1.000$/tối nhiều 2 người Thêm tín đồ sử dụng: 200$/người
Tech Moss	Tốt	–	Định dạng hồ sơ văn bản	Không liên kết	Liên hệ tư vấn
Microsoft Share Point	Trung bình	1 TB cho toàn thể DN	Mọi loại định dạng hồ sơ	Liên kết với các ứng dụng trong khối hệ thống Office	Từ 5.00 – 20.00$ người dùng/tháng
Efile	Tốt	–	Định dạng làm hồ sơ văn bản	Không liên kết	Liên hệ tư vấn
Hương Việt	Tốt	–	Định dạng làm hồ sơ văn bản	Không liên kết	Từ 40.000.000 – 90.000.000 VNĐ

V. Tiêu chí lựa lựa chọn phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí tương xứng với doanh nghiệp

Hiện nay trên thị trường có tương đối nhiều phần mềm lưu trữ hồ sơ miễn giá tiền với tương đối đầy đủ các kỹ năng từ cơ phiên bản đến cải thiện hỗ trợ cho quy trình quản lý hồ sơ tư liệu của doanh nghiệp. Tuy nhiên để lựa chọn được ứng dụng phù hợp, xử lý được trọn vẹn bài xích toán làm chủ hồ sơ dành riêng và cung cấp quản trị tổng thể nói thông thường thì doanh nghiệp cần xem xét các tiêu chí sau

Phần mềm thuận lợi thao tác

Muốn buổi tối ưu quy trình thống trị hồ sơ thì phần mềm thống trị hồ sơ lưu trữ miễn tổn phí phải thỏa mãn nhu cầu được tiêu chí gần gũi với fan dùng. Một phần mềm dễ dàng hiểu, dễ sử dụng sẽ giúp đỡ tiết kiệm một lượng béo thời gian thao tác làm việc và giúp update hồ sơ một giải pháp nhanh chóng, kịp thời.

Chi giá tiền hợp lý

Chi phí triển khai, sử dụng phần mềm cần phải phù hợp với chi tiêu của doanh nghiệp. Những phần mềm phần mềm lưu trữ hồ sơ tính tổn phí theo quy mô sử dụng sẽ về tối ưu và phải chăng hơn.

Khả năng liên kết

Quản lý hồ sơ là một phần trong bức tranh quản trị tổng thể và toàn diện của doanh nghiệp. Bởi vì vậy nếu muốn tổ chức vận hành trơn tru và buổi tối ưu khả năng vận chuyển hồ sơ để giao hàng cho phần đa nghiệp vụ khác nhau thì doanh nghiệp đề nghị lựa chọn rất nhiều phần mềm thống trị hồ sơ có khả năng liên kết với các phân hệ quản trị khác.

Trong bài viết trên đây, 1Office đã ra mắt tới bạn đọc TOP 10 phần mềm thống trị hồ sơ miễn phí cực tốt 2022 kèm đánh giá chi tiết. Đồng thời cung ứng những tiêu chí tìm hiểu thêm để doanh nghiệp tuyển lựa được phần mềm phù hợp, giúp buổi tối ưu tiến trình lưu trữ và cai quản hồ sơ tài liệu. Để được tứ vấn cụ thể hơn về phần mềm thống trị hồ sơ 1Office, chúng ta cũng có thể liên hệ với cửa hàng chúng tôi qua:

Sử dụng excel quản lý văn bản là phương thức được áp dụng khá phổ biến bởi tính kỹ thuật và thuận tiện. Excel là chiến thuật thay chũm cách cai quản truyền thống bằng sổ sách, giúp quy trình xử lý những vấn đề phân phát sinh dễ dãi hơn

Hướng dẫn áp dụng excel cai quản văn bản khoa học, hiệu quả.

1. Thực hiện excel có thể làm chủ những loại văn bạn dạng nào?

Phương pháp thống trị văn phiên bản bằng excel thường được vận dụng cho toàn bộ các các loại văn bạn dạng của doanh nghiệp, ví dụ là bao gồm 3 loại chính:

Văn phiên bản nội bộ: bao gồm tất cả những hồ sơ, giấy tờ, tư liệu chỉ thực hiện trong phạm vi nội bộ, những đối tượng phía bên trong doanh nghiệp, tổ chức,...Văn phiên bản đến: Do các đối tượng, tổ chức bên ngoài doanh nghiệp gởi đến.Văn phiên bản đi: vì chưng doanh nghiệp gửi cho các đối tượng phía bên ngoài doanh nghiệp.

Sử dụng excel góp doanh nghiệp quản lý và hệ thống các quy trình, giấy tờ thủ tục về văn phiên bản bao gồm:

Soạn thảo, tạo thành lập và ban hành văn bản.Ký, đóng góp dấu, chuyển giao và lưu gửi văn bản.Sao lưu, tàng trữ và bảo quản văn bản.

2. Phía dẫn sử dụng excel quản lý văn bản

Để có thể thực hiện thống trị văn phiên bản trên excel, chúng ta cũng có thể tham khảo các bước dưới đây:

Bước 1: khẳng định và sản xuất quy trình cai quản tài liệu bởi excel

Bước thứ nhất là yêu cầu xây dựng quy trình, sơ đồ thống trị tài liệu trên excel. Phụ thuộc sơ đồ gia dụng này, các bạn sẽ dễ dàng xác minh được văn bạn dạng đang ở tình trạng nào, cách nào nhằm mục đích có phương hướng xử lý tiếp theo.

Xây dựng quy trình quản lý tài liệu để sở hữu phương thức thống trị phù hợp.

Bước 2: Phân loại và xác định các danh mục cai quản tài liệu

Khâu vào vai trò đặc trưng tiếp theo là yêu cầu thống kê những loại văn bạn dạng của doanh nghiệp. Tiêu chuẩn xây dựng những danh mục, nhóm văn bản cần đảm bảo:

Thống kê không thiếu tất cả những văn bản của doanh nghiệp, không quăng quật sót.Các danh mục mang ý nghĩa tổng quát cơ mà không được trùng lặp.Tên danh mục cần dễ dàng hiểu, mọi nhân viên đều có thể nắm được và dễ ợt tìm kiếm trong quá trình làm việc.

Bạn rất có thể tham khảo một trong những danh mục để cai quản văn bản trên excel như sau:

Loại văn bản: Quyết định, Công văn, Thông báo, Nghị quyết, báo cáo,...Tình trạng văn bản: không xử lý, vẫn xử lý, đã xử lý xong, giữ trữ.Bộ phận phụ trách: Hành chính, Nhân sự, Kế toán, khiếp doanh,....

Bước 3: Tạo những sổ cai quản tài liệu

Mỗi sổ làm chủ công văn, bạn cần tạo bên trên một sheet không giống nhau để tiện quản lý. Lúc có nhiệm vụ phát sinh với loại văn bạn dạng nào thì đang ghi sổ cho loại văn bạn dạng tương ứng. Phụ thuộc vào nhu cầu cai quản mà bạn cũng có thể tạo các chỉ tiêu cùng tiêu đề mang đến cột vào bảng.

Một số chức năng bổ ích khi xây dựng các sổ làm chủ văn bản:

Chức năng Data Validation: nhằm tạo list chọn: các loại văn bản, tình trạng văn bản, bộ phận phụ trách xử lý, khu vực nhận, nơi lưu trữ,... để thiết lập cấu hình các tiêu chí trong danh sách, tránh đông đảo sai sót trong quá trình nhập bằng tay thủ công dữ liệu dẫn tới sai kết quả tra cứu, quản lý.

Chức năng Conditional formatting: Theo dõi chứng trạng của văn bản. Chức năng này sẽ tự động hóa thông báo hồ hết công văn đang nên xử lý nhằm người thực hiện có phương hướng giải pháp xử lý phù hợp.

Ví dụ về một trong những danh mục theo dõi và quan sát văn phiên bản tại doanh nghiệp.

Bước 4: desgin công thức

Mỗi nhiều loại văn phiên bản đều có tên danh mục riêng, mặc dù nhiên, bạn phải tạo mã văn thư riêng nhằm thống độc nhất vô nhị giữa những phòng ban với để tiện thể quản lý, tra cứu. Vị vậy, bạn phải xây dựng bí quyết tính tự động hóa để thống nhất toàn cục sổ cai quản lý:

Countif: Đếm số lượng văn bản xuất hiện tại trong sổ.Vlookup: Tham chiếu theo từng các loại văn bản.Một số hàm nhằm định dạng cùng ghép thành chuỗi đáp ứng yêu cầu.

3. Tất cả nên làm chủ văn bạn dạng bằng excel?

Sử dụng excel quản lý văn phiên bản là phương thức khác nhiều người tiêu dùng bởi ngày tiết kiệm giá thành và phương pháp tạo lập đơn giản, cập nhật số liệu dễ dàng dàng. Tuy nhiên, hình thức này lâu dài nhiều vụ việc hạn chế:

Không buộc phải nhân sự nào cũng có thể có kiến thức sâu về excel, nhất là khi sử dụng các hàm công thức.Dễ bị nhầm lẫn khi số lượng văn bạn dạng lớn.Tính bảo mật thông tin thấp, dễ dẫn đến rò rỉ thông tin.Tốn không hề ít thời gian khi triển khai tạo lập sổ quản lý.

Phương pháp cai quản văn bản bằng excel tồn tại nhiều hạn chế.

4. Văn phòng điện tử Cloud
Office - cai quản văn bản thuận tiện, dễ dàng dàng

Sử dụng các chiến thuật văn phòng năng lượng điện tử được đánh giá là giải pháp tối ưu nhất cho đều doanh nghiệp. Vẻ ngoài này xung khắc phục về tối đa các nhược điểm của cách thức quản lý thủ công.

Xem thêm: Phần mềm text to speech tốt nhất, top 5 ứng dụng hot chuyển văn bản thành giọng nói

Quản lý văn bản đơn giản, chuyên nghiệp với Cloud
Office.

Trong đó, phần mềm văn phòng điện tử Cloud
Office do công ty Phát triển technology Thái Sơn đáp ứng đầy đủ các chuẩn chỉnh mực về thống trị văn phòng. Cloud

Trên đó là hướng dẫn áp dụng excel thống trị văn bạn dạng khoa học, hiệu quả. Đây là phương thức được không hề ít người áp dụng tuy vậy tồn tại nhiều hạn chế. Doanh nghiệp có thể tham khảo các phương án văn phòng điện tử để buổi tối ưu thời hạn và cải thiện độ chính xác, công dụng của công tác quản lý tài liệu về lâu dài.

Quý doanh nghiệp yêu cầu thêm tin tức về giải pháp văn phòng công sở điện tử Cloud
Office của Thaison
Soft, vui lòng tương tác theo thông tin dưới đây:

Sử dụng excel quản lý văn bản là phương pháp được áp dụng khá thông dụng bởi tính khoa học và thuận tiện. Excel là giải pháp thay vậy cách làm chủ truyền thống bằng sổ sách, giúp quy trình xử lý những vấn đề phạt sinh thuận lợi hơn

Hướng dẫn thực hiện excel làm chủ văn phiên bản khoa học, hiệu quả.

1. Thực hiện excel gồm thể thống trị những loại văn bạn dạng nào?

Phương pháp làm chủ văn bạn dạng bằng excel thường được áp dụng cho toàn bộ các nhiều loại văn bản của doanh nghiệp, cụ thể là bao hàm 3 nhiều loại chính:

Văn bạn dạng nội bộ: bao gồm tất cả những hồ sơ, giấy tờ, tư liệu chỉ áp dụng trong phạm vi nội bộ, các đối tượng bên trong doanh nghiệp, tổ chức,...Văn phiên bản đến: Do các đối tượng, tổ chức bên ngoài doanh nghiệp gửi đến.Văn phiên bản đi: vày doanh nghiệp gửi cho những đối tượng bên ngoài doanh nghiệp.

Sử dụng excel giúp doanh nghiệp quản lý và hệ thống các quy trình, giấy tờ thủ tục về văn bạn dạng bao gồm:

Soạn thảo, sản xuất lập và phát hành văn bản.Ký, đóng góp dấu, chuyển giao và lưu gửi văn bản.Sao lưu, tàng trữ và bảo quản văn bản.

2. Hướng dẫn thực hiện excel quản lý văn bản

Để hoàn toàn có thể thực hiện cai quản văn bạn dạng trên excel, bạn cũng có thể tham khảo quá trình dưới đây:

Bước 1: xác định và thi công quy trình cai quản tài liệu bởi excel

Bước đầu tiên là đề xuất xây dựng quy trình, sơ đồ làm chủ tài liệu trên excel. Dựa vào sơ thứ này, các bạn sẽ dễ dàng xác minh được văn bản đang ở chứng trạng nào, bước nào nhằm mục đích có phương hướng cách xử lý tiếp theo.

Xây dựng quy trình làm chủ tài liệu để có phương thức làm chủ phù hợp.

Bước 2: Phân loại và xác minh các danh mục quản lý tài liệu

Khâu đóng vai trò đặc biệt quan trọng tiếp theo là buộc phải thống kê các loại văn bản của doanh nghiệp. Tiêu chí xây dựng những danh mục, team văn bạn dạng cần đảm bảo:

Thống kê rất đầy đủ tất cả các văn phiên bản của doanh nghiệp, không quăng quật sót.Các danh mục mang tính chất tổng quát nhưng mà không được trùng lặp.Tên danh mục cần dễ hiểu, mọi nhân viên đều rất có thể nắm được và dễ ợt tìm kiếm trong quá trình làm việc.

Bạn hoàn toàn có thể tham khảo một số danh mục để quản lý văn phiên bản trên excel như sau:

Loại văn bản: Quyết định, Công văn, Thông báo, Nghị quyết, báo cáo,...Tình trạng văn bản: không xử lý, vẫn xử lý, đã xử lý xong, lưu lại trữ.Bộ phận phụ trách: Hành chính, Nhân sự, Kế toán, gớm doanh,....

Bước 3: Tạo những sổ quản lý tài liệu

Mỗi sổ cai quản công văn, bạn cần tạo bên trên một sheet khác biệt để luôn thể quản lý. Khi có nhiệm vụ phát sinh với nhiều loại văn phiên bản nào thì đang ghi sổ cho các loại văn phiên bản tương ứng. Tùy theo nhu cầu làm chủ mà chúng ta có thể tạo các chỉ tiêu và tiêu đề đến cột vào bảng.

Một số chức năng bổ ích khi xây dựng những sổ quản lý văn bản:

Chức năng Data Validation: để tạo list chọn: một số loại văn bản, tình trạng văn bản, phần tử phụ trách xử lý, chỗ nhận, vị trí lưu trữ,... để cấu hình thiết lập các tiêu chuẩn trong danh sách, tránh số đông sai sót trong quy trình nhập thủ công bằng tay dữ liệu mang đến sai tác dụng tra cứu, quản lý.

Chức năng Conditional formatting: Theo dõi triệu chứng của văn bản. Chức năng này sẽ tự động thông báo gần như công văn đang đề nghị xử lý để người thực hiện có phương hướng xử lý phù hợp.

Ví dụ về một vài danh mục theo dõi và quan sát văn bạn dạng tại doanh nghiệp.

Bước 4: xây đắp công thức

Mỗi các loại văn bản đều mang tên danh mục riêng, mặc dù nhiên, bạn phải tạo mã văn thư riêng nhằm thống duy nhất giữa các phòng ban với để luôn thể quản lý, tra cứu. Vì vậy, bạn cần xây dựng bí quyết tính tự động để thống nhất tổng thể sổ cai quản lý:

Countif: Đếm con số văn bạn dạng xuất hiện trong sổ.Vlookup: Tham chiếu theo từng các loại văn bản.Một số hàm để định dạng cùng ghép thành chuỗi thỏa mãn nhu cầu yêu cầu.

3. Có nên làm chủ văn bản bằng excel?

Sử dụng excel cai quản văn bạn dạng là phương thức khác nhiều người tiêu dùng bởi máu kiệm túi tiền và giải pháp tạo lập solo giản, update số liệu dễ dàng. Mặc dù nhiên, hình thức này trường tồn nhiều sự việc hạn chế:

Không buộc phải nhân sự nào cũng có kiến thức sâu về excel, đặc biệt là khi sử dụng những hàm công thức.Dễ bị lầm lẫn khi số lượng văn phiên bản lớn.Tính bảo mật thấp, dễ dẫn đến rò rỉ thông tin.Tốn tương đối nhiều thời gian khi triển khai tạo lập sổ quản lí lý.

Phương pháp thống trị văn phiên bản bằng excel tồn tại nhiều hạn chế.

4. Văn phòng điện tử Cloud
Office - làm chủ văn bản thuận tiện, dễ dàng dàng

Sử dụng các giải pháp văn phòng điện tử được đánh giá là giải pháp tối ưu độc nhất cho hầu như doanh nghiệp. Bề ngoài này khắc phục buổi tối đa những nhược điểm của phương thức quản lý thủ công.

Quản lý văn phiên bản đơn giản, chuyên nghiệp hóa với Cloud
Office.

Trong đó, phần mềm văn phòng điện tử Cloud
Office do doanh nghiệp Phát triển technology Thái Sơn đáp ứng đủ các chuẩn chỉnh mực về cai quản văn phòng. Cloud
Office giúp doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách và chi phí thời gian, ngân sách và nguồn nhân lực, hỗ trợ cải thiện năng suất lao động cho nhân sự thao tác tại doanh nghiệp.

Trên đây là hướng dẫn áp dụng excel cai quản văn phiên bản khoa học, hiệu quả. Đây là phương thức được khá nhiều người áp dụng tuy nhiên tồn tại những hạn chế. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể tham khảo các phương án văn phòng năng lượng điện tử để tối ưu thời gian và nâng cấp độ bao gồm xác, công dụng của công tác thống trị tài liệu về thọ dài.

Quý doanh nghiệp yêu cầu thêm tin tức về giải pháp văn phòng công sở điện tử Cloud
Office của Thaison
Soft, vui lòng tương tác theo thông tin dưới đây:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN