Trộn thư vào Microsoft Word là thiên tài rất hữu ích so với người dùng. Tuy nhiên, không phải ai ai cũng đều nghe biết thủ thuật word này. Hãy thuộc Điện sản phẩm XANH tìm hiểu cách trộn thư vào Word 2007, 2010, 2013, 2016.Bạn vẫn xem: sinh sản mail merge vào word 2010

Trộn thư vào Microsoft Word (Mail Merge) là gì?Trộn thư là một trong tính năng nâng cấp trong Word, khiến cho bạn xử lý chèn những danh sách, tệp tin,... Vào một số mẫu văn bạn dạng cố định như: thư mời, thông báo, thư cảm ơn, phiếu điểm… 

1Cách trộn thư vào Word bằng cách tạo mới list chèn

Cách trộn thư trong Word 2007 sẽ giống với biện pháp trộn thư trong Word 2010, Word 2013, Word 2016.

Bạn đang xem: Hướng dẫn trộn thư trong word 2010

Bước 1:

Trên thanh công cụ chúng ta vào tab Mailings.Sau đó chọn Start Mail Merge >> Step by Step Mail Merge Wizard.

Bước 2: Cửa sổ Mail Merge hiện ra.

Step 1 of 6: Bạn chọn Letter >> Next: Starting document.Step 2 of 6: Bạn chọn Use the current document >> Next: Select Recipients.Step 3 of 6: Bạn lựa chọn Type a new list >> Next: Write your letter.

Bước 4: Tại hộp thoại Customize Address List, bạn có thể tùy chỉnh một trong những dữ liệu như sau:

Add: Thêm trường.Delete: Xóa những trường có sẵn.Rename: Đổi thương hiệu trường tất cả sẵn.

Khi trả tất các bạn chọn OK.

Bước 5: các bạn điền tin tức cơ bản của những trường. Dưới đó là ví dụ minh họa:

New Entry: Thêm chiếc mới.Delete Entry: Xóa dòng.Find: tra cứu kiếm.

Sau đó chọn OK.

Bước 6: Cửa sổ Save Address list hiện ra >> Đặt tên cho tệp tin này và lựa chọn Save.

Bước 7: Sau đó, tại size Mail Merge Recipients. Bạn cũng có thể sửa đổi qua những chức năng:

Sort: thu xếp lại dữ liệu khách mời theo trường làm sao đó, tùy vào những trường hợp.Filter: thanh lọc ra những danh sách cần thiết trong danh sách dài.Find duplicates: Tìm những dữ liệu giống nhau để xóa đi.Validate adress: Xác nhận địa chỉ.

Bạn chọn OK.

Bước 8: Trở lại hành lang cửa số Mail Merge.

Bước 9:

Bảng Insert Merge Field xuất hiện >> chọn Database Fields.Chọn vào trường đã thiết kế >> lựa chọn Insert tại các vị trí >> chọn Next: Preview your letters.

Bước 10: Với ví dụ mặt dưới. Sau khi đã chèn kết thúc các trường >> lựa chọn Next: Complete the merge.

Bước 11:

2Cách trộn thư trong Word bằng cách sử dụng tệp tin Excel

Cách giải pháp xử lý này vẫn khác với "Cách trộn thư trong Word bằng cách tạo mới danh sách chèn" đôi chút:

Bước 1:

Bạn tiến hành tương từ bỏ Bước 1 - cách 2 của hướng dẫn "Cách trộn thư trong Word bằng biện pháp tạo mới list chèn".Tuy nhiên trên Step 3 of 6, bạn chọn Use an existing list >> Chọn Browse.Chọn vào tệp tin Excel có dữ liệu bạn phải >> lựa chọn Open.

Bước 2: Trong tệp tin Excel sẽ có nhiều sheet, chúng ta chọn đúng sheet đựng dữ liệu >> chọn OK.

Lưu ý: Khi thực hiện trộn thư với file Excel, danh sách trong file buộc phải được chế tạo ra từ cái đầu tiên, bên trên và dưới không được có các ô trống. Nếu như không các bạn sẽ tạo ra các biểu mẫu trống. Để không xảy ra trường vừa lòng như vậy, lúc các ngôi trường trống xuất hiện trong cửa sổ Mail Merge Recipient, bạn bỏ chọn chúng đi.

Bước 3: Bạn tiến hành lại Bước 7 - bước 11 theo hướng dẫn "Cách trộn thư vào Word bằng phương pháp tạo mới danh sách chèn".

Mail Mergelà công dụng soạn thư một loạt trong Microsoft Word, được rất nhiều người gọi bằng thuật ngữ trộn thư. VớiMail Merge, chúng ta cũng có thể tạo thuộc lúc các thư với cùng ngôn từ nhưng khác biệt ở một vài ba thông tin.

Để bước đầu sử dụng Mail Merge, bạn cần chuẩn bị nội dung cơ phiên bản và nguồn tài liệu (data source). Cố gắng thể:

Nguồn dữ liệu:thể hiện hầu như nội dung tùy biến khác nhau giữa những bức thư sau thời điểm tạo ra hàng loạt từ Mail Merge. Những chi tiết tùy phát triển thành này hoàn toàn có thể là chúng ta tên, địa chỉ cửa hàng người nhận, thương hiệu doanh nghiệp, tổ chức… và thường trình bày trong một danh sách dữ liệu. Danh sách nàythường là danh bạ(contacts) trong Microsoft Outlook hoặc được trình diễn trong mộtbảng tính Excel, mộtcơ sở tài liệu trong Access, mộttable trong Word2010 giỏi văn bản bất kỳ có cấu tạo phân loại dữ liệu thật rõ ràng.Nội dung cơ bản:lànhững phần như là nhau giữa những thư, ví dụ điển hình tên và add người gửi trên phong bì, nội dung thiết yếu của lá thư, email hay như là 1 phiếu ưu đãi. Văn bản cơ bản thường đi cùng các vị trí định sẵn (Place Holder), là nơi miêu tả những chi tiết biến đổi lấy từ mối cung cấp dữ liệu. Mỗi chi tiết được gọi là trường (Merge Field), được trình bày dưới dạng «tên field».

Xem thêm: 9 Bài Giảng Pháp Luân Công Mp3, Thư Viện Video & Audio

Sau đó chúng ta thực hiện như sau:

Bước 1: lựa chọn tab Mailings -> Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge Wizard.

Bước 2: Xuất hiện Mail Merge ở phía bên đề nghị Word, các bạn chọn Letters trong Select document type và chọn Next: Starting document:

Bước 4:TrongSelect recipients, chúng ta chọnUse an existing listnếu danh sách có sẵn, các bạn có thể chọn
Type a new listđể tạo list mới. Tiếp nối nhấnNext: Write your letter. ở đây Top Thủ Thuật vẫn hướng dẫn dùng một danh sách có sẵn bằng cách nhấn vàobrowse..

Một vỏ hộp thoại Select Data Source xuất hiện, lựa chọn đến danh sách có sẵn cùng nhấn open

Bước 5: Chọn sheet chứa dữ liệu cần sử dụng. Lấy một ví dụ ở file Excel này sheet1 là sheet đựng dữ liệu, ta lựa chọn Sheet1. Tiếp đến nhấn OK.

Bước 6: Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, chúng ta chọn tài liệu cần chèn bằng phương pháp đánh dấu vào các ô vuông trước tài liệu đó. Trường hợp chèn tất cả chúng ta chọn ghi lại vào ô vuông cạnh Data Source. Sau khi lựa chọn xong chúng ta nhấn OK

Bước 8: ở cách này chúng ta đặt con trỏ tại ví trí mong muốn chèn dữ liệu tiếp nối chọn Mailings và lựa chọn tiếp Insert Merge Field để chèn các trường tài liệu muốn chèn vào.

Trên đây là bài viết hướng dẫn các bạn cách trộn thư vào Word. Hy vọng rằng bạn cũng có thể tạo mang đến mình các biểu mẫu ưng ý và không mất không ít thời gian. Cám ơn mọi bạn đã xem bài viết.

Sử dụng tính năng Mail Merge của Microsoft Word, người dùng hoàn toàn có thể giảm tối đa thời hạn khi phải xử lý những dạng chèn danh sách vào một trong những mẫu thắt chặt và cố định như: thư mời, thư cảm ơn, thông báo, bảng điểm, thích hợp đồng… tuy nhiên, không ít người dân vẫn chưa chắc chắn cách sử dụng Mail Merge để trộn thư vào Word; quan trọng là chúng ta học sinh, sinh viên. Nội dung bài viết dưới đây vẫn hướng dẫn chúng ta sử dụng Mail Merge trộn thư trong Word nhanh nhất, dễ hiểu nhất.

Trộn thư vào Word là gì?

Mail Merge hay có cách gọi khác là trộn thư là một trong vô số nhiều tính năng hữu ích của Microsoft Word; giúp auto điền các thông tin của từng bạn nhận vào cụ thể từng lá thư.

Sử dụng Mail Merge trộn thư vào Word giúp bạn có thể soạn các thư cùng một lúc, huyết kiệm thời gian hơn; thế vì bắt buộc ngồi gõ thương hiệu từng người một. Khả năng trộn thư trong Word tất cả ở bên trên tất những phiên bạn dạng Word từ bỏ 2007 cho 2019.

Trộn thư vào Word là gì?

Các bước thực hiện trộn thư vào Word (Mail Merge)

Bước 1: sẵn sàng danh sách dữ liệu cần dùng

Trước khi bắt đầu thực hiện nay trộn thư trong Word; chúng ta cần chuẩn bị một danh sách dữ liệu cần dùng để trộn thư. Tất cả một chú ý là hãy áp dụng một file Word chứa nội dung mẫu và tạo ra một tệp tin Word khác hoặc một tệp tin Excel chứa thông tin cần dùng.

Đặc biệt, lúc tạo thành file list cần chăm chú không được để trống một loại nào phía bên trên hay phía dưới table. Còn nếu không các bạn sẽ tạo ra những biểu chủng loại lỗi, bị mất thông tin.

Chuẩn bị danh sách dữ liệu cần dùng

Bước 2: Mở nhân tài trộn thư Mail Merge

Các bạn mở file Word mẫu mã đã được sinh sản sẵn nhằm chèn thông tin. Tiếp đến tại văn phiên bản Word buộc phải trộn thư; click vào tab Mailings -> Start Mail Merge -> Step-by-Step Mail Merge Wizard; nhằm mở quá trình thực hiện.

Mở bản lĩnh trộn thư Mail Merge   

Bước 3: bắt đầu trộn thư

Khi xuất hiện thêm Mail Merge sinh hoạt phía bên đề nghị Word, trên Step 1 các bạn sẽ thấy những tùy lựa chọn như:

Letters: thư mời.E-mail messages: Email.Envelopes: Phong thư.Labels: Thư theo nhãn.Directory: Thư theo danh mục.

Các bạn nhấn chọn một số loại văn bản bạn muốn trộn. Trong bài viết này công ty chúng tôi sẽ đem ví dụ thực hành thực tế làm chủng loại thư mời; đề xuất tại công đoạn này sẽ lựa chọn Letter. Sau đó, vào Select document type, rồi lựa chọn Next: Starting document.

Tại Step 2 đang hiện ra những tùy lựa chọn như sau:

“Use the current document” là sử dụng mẫu thư đang mở.“Start from a template” là áp dụng mẫu thư trong Word.“Start from existing document” là sử dụng những mẫu thư đã tất cả hoặc đã chế tạo ra lưu trong Word.

Các chúng ta chọn mục Use the current document, rồi dìm Next: Select recipients.

Tại Step 3, nếu chúng ta chưa có list sẵn thì có thể chọn Type a new các mục để tạo danh sách mới; tiếp nối chọn Next: Write your letter.

Trộn thư trong word

Các cách khác

Còn ví như các bạn đã sở hữu sẵn danh sách thì chọn Use an existing list; rồi click vào Browse nhằm mở file Excel chứa list cần dùng. Sau thời điểm chọn đúng file Excel cần áp dụng thì các bạn click Open.

Lúc này vỏ hộp thoại Select Table hiện ra; các bạn chọn vào Sheet bao gồm chứa tài liệu cần sử dụng rồi dìm OK.

Trong giao diện Mail Merge Recipients sẽ mặc định là lựa chọn tất cả. Vì chưng vậy, các bạn hãy triển khai các làm việc điều chỉnh; sắp xếp và lọc ra những dữ liệu mà bạn có nhu cầu lấy bằng phương pháp tích chọn hoặc quăng quật tích vào những thông tin trong giao diện, rồi nhận OK để tiếp tục.

Tiếp theo các bạn chọn Next: Write your letter để chuyển sang cách kế tiếp.

Tại cách này sẽ sở hữu các mục để các bạn lựa chọn viết thêm hay chỉnh sửa những tin tức trong thư trộn. Nếu bạn không cần chỉnh sửa thì rất có thể bỏ qua công đoạn này và nhận Next để tiếp tục.

Để điền tài liệu vào chủng loại giấy tờ; các bạn đặt bé trỏ chuột vào vị trí mong mỏi chèn thông tin, sau đó nhấn vào More items.

Khi vỏ hộp thoại Insert Merge Field hiện nay ra; các bạn chọn trường tin tức đúng với câu chữ cạnh nhỏ trỏ chuột, rồi dấn Insert nhằm chèn.

Các bạn thực hiện chèn lần lượt cho đến khi hết các trường tin tức vào mẫu mã Word tất cả sẵn. Sau khoản thời gian chèn kết thúc hết những vị trí các bạn click Close nhằm đóng lại.

Các cách trộn thư

Với word 2007, 2010 với 2013

Với chúng ta sử dụng Word 2007, 2010 cùng 2013; sau bước này chúng ta nhấn lựa chọn Next: Preview your letters, rồi thường xuyên chọn Next: Complete the merge nhằm hoàn tất quá trình trộn thư. Các chúng ta có thể xem lại tất cả các thư sẽ trộn; khi lựa chọn mục Edit individual letters. Để xem toàn bộ các phiếu vừa trộn các bạn chọn mục All rồi nhận OK.

Còn đối với các bạn sử dụng Word 2016, 2019 thì sau thời điểm chèn xong; các chúng ta có thể chọn Preview Results để xem trước kết quả. Tại đây các chúng ta có thể biết được những thông tin vừa chèn đã được đặt đúng vị trí trong thư chưa; click vào mũi tên nhằm xem các phiếu khác.

Các cách thực hiện

Sau đó click chuột vào Finish & Merge và lựa chọn một trong 3 mục sau:

“Edit Individual Documents” để chỉnh sửa tài liệu cá nhân.“Print Documents” nhằm in tài liệu.“Send e-mail Masages” nhằm gửi qua email.

Các bạn có nhu cầu chỉnh sửa tài liệu thì chọn Edit Individual Documents. Kế tiếp trên màn hình sẽ hiển thị hộp thoại Merge lớn New Document; chúng ta chọn mục All rồi nhấn OK.

Kết thúc quy trình trộn thư, các chúng ta có thể lưu file bằng phương pháp chọn tệp tin -> Save; hoặc nhấn tổng hợp phím Ctrl + S, rồi đặt tên file và lựa chọn thư mục cất file.

Kết thúc quy trình trộn thư

Lời kết

Trên phía trên là bài viết hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng Mail Merge trộn thư trong Word 2007, 2010, 2013, năm 2016 và 2019. Giữa những phiên bạn dạng Word có một trong những chi tiết khác hoàn toàn nhỏ; mặc dù các thao tác làm việc trộn thư trong Word về cơ bản vẫn tương tự.

Các bạn hãy đọc nội dung bài viết và thực hành theo công việc để trộn thư, trộn văn bản trong Word. Hy vọng nội dung bài viết này sẽ share đến các bạn cách trộn thư vào Word nhanh nhất, dễ hiểu nhất. Giúp các bạn thuận tiện rộng trong các bước soạn thảo; tinh giảm thời gian thao tác làm việc và không còn gặp khó khăn trong việc tạo những thư mời để gửi. Chúc các bạn thực hiện tại thành công!