Khi nộp bài tập, bài luận hoặc gửi các văn bản, thư từ quan trọng, chúng ta sẽ cần bảo vệ file Word của mình để người khác không thể copy hoặc chỉnh sửa sau khi nhận file. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn những cách đơn giản và hiệu quả nhất để bảo vệ tài liệu Word của bạn an toàn tuyệt đối!
Bảo vệ file Word bằng cách cài đặt mật khẩu khoá file
Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Đầu tiên, bạn mở tài liệu cần đặt mật khẩu, nhấn chọn File.
Bạn đang xem: File word chỉ đọc không sao chép+chỉnh sửa được
Bước 2: Tiếp tục, nhấn chọn Save As.
Bước 3: Màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại Save As, bạn cần chọn vị trí lưu file. Sau đó, bạn nhấn chọn nút Tools như hình.
Bước 4: Tiếp tục, nhấn chọn General Options…
Bước 5: Lúc này, hệ thống sẽ hiển thị giao diện để bạn có thể đặt mật khẩu mở file Word.
Có 2 chế độ đặt mật khẩu mà bạn có thể chọn:
Password to open: Yêu cầu nhập mật khẩu mới có thể mở file Word, nếu không bạn không thể xem, hay chỉnh sửa bất kỳ nội dung nào trong file.
Password to modify: Yêu cầu nhập mật khẩu để có thể chỉnh sửa tài liệu, bạn cũng có thể không nhập mật khẩu mà chọn chế độ chỉ đọc nội dung file và không thể sao chép hay chỉnh sửa.
Để tránh trường hợp quên mật khẩu, bạn nên cài đặt 2 mật khẩu cùng 1 dãy ký tự. Ngoài ra, bạn cũng có thể chỉ đặt một mật khẩu cho chế độ Password to open hoặc Password to modify.
Bước 6: Sau đó, bạn sẽ được yêu cầu xác nhận lại mật khẩu vừa đặt cho file.
Lưu ý: Nếu bạn cài đặt 2 chế độ mật khẩu thì hệ thống sẽ yêu cầu xác nhận lại 2 mật khẩu theo thứ tự Password to open rồi đến Password to modify.
Bước 7: Cuối cùng, bạn nhấn Save để lưu lại thiết lập.
Bây giờ khi mở file Word đó ra sẽ hiện bảng yêu cầu nhập mật khẩu mở file như hình dưới đây.
Khi mở file Word đó ra sẽ hiện bảng yêu cầu nhập mật khẩu.
Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Đầu tiên, bạn cần mở file Word cần đặt bảo mật nhấn chọn Review.
Bước 2: Rồi bạn tiếp tục nhấn chọn Restrict Editing.
Bước 3: Nếu bạn không muốn người khác sao chép hay chỉnh sửa nội dung tài liệu, thì tại mục Editing restrictions bạn tích chọn Allow only this type of editing in the document như hình bên dưới.
Bước 4: Sau đó, bạn lựa chọn quyền xem và chỉnh sửa cho tài liệu:
Tracked changes: Cho phép thực hiện thay đổi có để lại nhận biết.
Comments: Cho phép thêm vào các ghi chú trong văn bản.
Filling in forms: Cho phép thay đổi các đối tượng trong biểu mẫu.
No changes (read only): Không cho phép thay đổi, chỉnh sửa bất cứ đối tượng nào trong văn bản, chỉ cho phép đọc.
Bước 5: Sau khi lựa chọn xong, bạn nhấn chọn Yes, Start Enforcing Protection ở mục 3 để bắt đầu cài đặt.
Bước 6: Hệ thống hiển thị hộp thoại Start Enforcing Protection yêu cầu bạn nhập và xác nhận mật khẩu để cài đặt bảo mật nội dung.
Bước 7: Cuối cùng nhấn OK để lưu lại cài đặt. Sau đó, bạn sẽ thấy phần thanh công cụ định dạng và chỉnh sửa được làm mờ đi, không sử dụng được.
Cách bảo vệ file Word ở một vùng dữ liệu bất kỳ
Cách khóa 1 section tùy ý trên Word
Hướng dẫn nhanh:Đặt con trỏ chuột tại vị trí section muốn khóa > Nhấn chọn mục Layout > Chọn Breaks > Chọn tiếp Continuous.
Nhấn chọn Review > Chọn Restrict Editing > Tại mục Editing restrictions, tích chọn Allow only this type of editing in the document > Chọn chế độ Filling in forms > Nhấn chọn Select sections… > Chọn section muốn khóa trong hộp thoại Section Protection > Nhấn nút OK.
Nhấn chọn Yes, Start Enforcing Protection ở mục 3 > Xuất hiện hộp thoại Start Enforcing Protection yêu cầu nhập và xác nhận lại mật khẩu > Nhấn OK để lưu lại cài đặt.
Hướng dẫn chi tiết:Bước 1: Đặt con trỏ chuột tại vị trí section muốn khóa > Nhấn chọn mục Layout.
Bước 2: Tiếp tục nhấn chọn Breaks > Chọn tiếp Continuous.
Bước 3: Sau đó, bạn nhấn tiếp vào mục Review > Chọn tiếp Restrict Editing.
Bước 4: Tại mục Editing restrictions, bạn tích chọn Allow only this type of editing in the document như hình bên dưới. Sau đó, chọn chế độ Filling in forms.
Bước 5: Tiếp tục, nhấn chọn Select sections… ở bên dưới.
Bước 6: Sau đó, bạn chọn section muốn khóa bằng cách tích vào các mục trong hộp thoại Section Protection vừa xuất hiện > Nhấn nút OK.
Bước 7: Nhấn chọn Yes, Start Enforcing Protection ở mục 3.
Bước 8: Hệ thống hiển thị hộp thoại Start Enforcing Protection yêu cầu bạn nhập và xác nhận mật khẩu để cài đặt bảo mật nội dung.
Bước 9: Cuối cùng, nhấn OK để lưu lại cài đặt.
Khóa 1 phần, vùng nhỏ dữ liệu Word
Lưu ý: Đầu tiên, bạn cần phải đưa tab Developer ra thanh công cụ Word.
Đối với Word 2007, bạn nhấn vào biểu tượng Office > Chọn Word Options. Sau đó, nhấn vào mục Popular > Tiếp tục, tích chọn vào mục Show Developer tab in the Ribbon.
Đối với bản Word 2010 trở lên, nhấn chọn File > Chọn tiếp Options > Nhấn chọn Custom Ribbon > Ở phần Customize the Ribbon, chọn Main Tabs, rồi tích chọn vào Developer.
Hướng dẫn nhanhBôi đen vùng dữ liệu muốn khóa > Chọn mục Developer > Nhấn chọn vào biểu tượng Rich text > Chọn tiếp biểu tượng Control Properties > Tại hộp thoại Content Control Properties, nhập Title và tích chọn 2 mục Content Control cannot be deleted và Content cannot be edit > Nhấn chọn OK.
Tiếp tục nhấn chọn mục Developer > Chọn Restrict Editing > Tại phần Formatting restrictions, tích chọn Limit Formatting to a selection of styles.
Nhấn chọn Yes, Start Enforcing Protection ở mục 3 > Xuất hiện hộp thoại Start Enforcing Protection yêu cầu nhập và xác nhận lại mật khẩu > Nhấn OK để lưu lại cài đặt.
Hướng dẫn chi tiếtBước 1: Bôi đen vùng dữ liệu mà bạn muốn khóa > Nhấn chọn mục Developer.
Bước 2: Tiếp tục nhấn chọn vào biểu tượng Rich text như hình bên dưới.
Bước 3: Sau đó, nhấn vào biểu tượng Control Properties.
Bước 4: Tại hộp thoại Content Control Properties bạn cần nhập các nội dung:
Title: Nhập tiêu đề cho vùng dữ liệu muốn khóa.
Locking: Tích chọn vào 2 mục Content (Control cannot be deleted và Content cannot be edit).
Cuối cùng nhấn OK để lưu lại.
Bước 5: Tiếp đến, nhấn chọn lại mục Developer > Chọn Restrict Editing.
Bước 6: Tại phần Formatting restrictions, bạn tích chọn Limit Formatting to a selection of styles cho phép định dạng, nhưng không được thay đổi nội dung khóa.
Bước 7: Nhấn tiếp Yes, Start Enforcing Protection ở mục 3.
Bước 8: Hệ thống hiển thị hộp thoại Start Enforcing Protection yêu cầu bạn nhập và xác nhận mật khẩu để cài đặt bảo mật nội dung.
Bước 9: Cuối cùng, nhấn OK để lưu lại cài đặt.
Tổng kết
Vậy là Gitiho đã cùng bạn tìm hiểu về những cách bảo để bảo vệ file Word ngăn không cho người khác copy hay chỉnh sửa. Hi vọng qua bài viết này bạn đã nắm được cách để cài mật khẩu, đặt khóa các file Word quan trọng giúp bảo mật dữ liệu, an toàn khi soạn thảo.
Bạn cần chỉnh sửa một file Word nhưng lại không thể thực hiện các thay đổi? Bạn chỉ có thể mở tệp ở chế độ chỉ đọc và sao chép nội dung, nhưng bạn không thể chỉnh sửa, lưu hoặc in tài liệu?
Trong bài viết này, Laptop Minh Khoa sẽ chia sẻ với bạn những cách khác nhau mà bạn có thể làm để mở khoá file Word – một kỹ năng sẽ rất hữu ích nếu bạn gặp file word không sửa được do bị khóa chỉ đọc hoặc bị hạn chế các tính năng chỉnh sửa.
Tại sao file word chỉ đọc không sao chép, chỉnh sửa được?
Nếu bạn sử dụng Microsoft Word nhiều, bạn có thể đã biết về các tùy chọn khác nhau mà bạn có trong việc chia sẻ tài liệu.
Một file Word duy nhất có thể được chỉnh sửa bởi nhiều người, với phần chỉnh sửa của từng người được đánh dấu rõ ràng, giúp người dùng rất dễ dàng cộng tác trong một dự án.
Cùng với đó, Microsoft cũng đã xây dựng các tính năng nhằm hạn chế số lượng người có thể cộng tác trên một tài liệu.
Bạn có thể khóa file Word bằng cách đặt mật khẩu để ai đó không thể truy cập tài liệu. Ngoài ra, cũng có thể hạn chế chỉnh sửa trên tài liệu, nghĩa là ai đó chỉ có thể đọc tài liệu nhưng họ không thể sửa đổi nó theo bất kỳ cách nào.
Tóm lại, file word download về không chỉnh sửa được vì:
Trường hợp 1: Tài liệu đã được bảo vệ bằng mật khẩu để sửa đổiTrường hợp 2: Tài liệu đã được bảo vệ bởi các hạn chế chỉnh sửa
Một trường hợp khác, bạn không thể chỉnh sửa được file world của mình do
Trường hợp 3: Tệp đã được đánh dấu là Chế độ xem cuối cùng (marked as Final) hoặc Chế độ xem được bảo vệ (Protected View)Chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn một số cách làm cho một tài liệu Word bị khóa có thể chỉnh sửa được, áp dụng cho tất cả các phiên bản Microsoft Word 2007, 2010, 2016 ngay dưới đây
Hướng dẫn 4 cách mở file word bị khoá không sửa được
Cách mở file word bị khoá bởi chế độ Marked as Final
Nếu file word của bạn bị khoá không chỉnh sửa được và có một thông báo hiển thị Marked as Final, bạn chỉ cần nhấp chuột vào chọn Edit Anyway, sau đó bạn sẽ nhận thấy đã có thể chỉnh sửa tài liệu
Mở khoá file word không sửa được bằng Trust Center
Việc mở các tài liệu Microsoft Office từ các nguồn không xác định có thể gây ra rủi ro bảo mật vì các tệp đó có thể mang virus.
Để bảo vệ bạn và máy tính của bạn khỏi phần mềm độc hại và các mối đe dọa khác, Microsoft cung cấp một tính năng được gọi là Chế độ xem được bảo vệ (Protected View)
Khi được bật, dạng xem được Bảo vệ sẽ mở tài liệu Office ở chế độ chỉ đọc, có thể coppy nhưng không chỉnh sửa được file word với các tính năng trên thanh công cụ bị tắt.
Bạn có thể dễ dàng bỏ qua Chế độ xem được Bảo vệ nếu bạn cần chỉnh sửa một tài liệu nhất định chỉ bằng 1 click chuột vào chọn Bật Chỉnh sửa (Enable Editing) trên Thanh Thông báo.
Tuy nhiên, thông báo này vẫn sẽ xuất hiện mỗi khi bạn tải xuống tài liệu từ Internet hoặc các vị trí không an toàn tiềm ẩn khác có thể chứa virus hoặc các loại phần mềm độc hại có nguy cơ gây hại cho máy tính của bạn.
Để tắt hoàn toàn Chế độ xem được bảo vệ khiến file word download về không chỉnh sửa được, bạn chỉ cần thực hiện theo các bước dưới đây:
Bước 1: Mở file Word > Click chọn File và sau đó là Options
Bước 2: Từ cửa sổ Options, hãy nhấp vào mục nhập Trust Center
Bước 3: Tại cửa sổ Trust Center., nhấp vào nút Trust Center Settings
Bước 5: Bỏ chọn từng hộp này để ngăn Word mở tài liệu của bạn trong dạng xem được bảo vệ. Sau đó nhấp vào OK ở dưới cùng để lưu các thay đổi của bạn.
Bước 6: Khởi chạy file word không sửa được của bạn và bạn sẽ nhận thấy giờ đây đã có thể chỉnh sửa nó mà không còn thông báo chỉ đọc hiện lên.
Trên đây là cách mở khoá cho word 2016, bạn cũng có thể áp dụng các bước tương tự như trên để mở file word 2007 bị khóa không chỉnh sửa được một cách dễ dàng
Mở khoá file word không chỉnh sửa được bằng cách thay đổi quyền hạn
Nếu file Word của bạn bị khóa bằng Mật khẩu hạn chế chỉnh sửa, bạn không thể thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với tài liệu đó trừ khi bạn loại bỏ hoàn toàn các hạn chế chỉnh sửa.
Bạn có thể thử phương pháp sau mặc dù bạn sẽ cần phải sửa đổi một số chi tiết nhất định của tài liệu để nó hoạt động.
Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Mở file word đang bị khoá tính năng chỉnh sửa của bạn
Bước 2: Click chuột vào mục File bên góc trái màn hình > chọn Save as. Chọn vị trí lưu file mới nằm trong cùng thư mục với file word bị khoá không sửa được
Bước 3: Tiếp theo, tìm đến mục Save as type trong cửa sổ Save As để chọn lưu tài liệu dưới các định dạng khác nhau. Click chọn lưu dưới dạng Word XML Document (* .xml).
Bước 4: Đóng cửa sổ Microsoft Word
Bước 5: Bây giờ, mở thư mục vừa lưu tệp .xml mới mà bạn vừa tạo. Click chuột phải vào file .xml đó > chọn Open With > chọn mở bằng Word
Pad hoặc Notepad (trình soạn thảo bằng TXT) hoặc một trình xử lý văn bản khác không phải word đang có sẳn trên máy tính của bạn.
Bước 6: Bây giờ, tài liệu của bạn đã được mở trong Word
Pad hoặc Notepad, tiếp theo, bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + F, một cửa sổ tìm kiếm Find sẽ hiển thị. Tại ô Find What, nhập enforcement > Find next
Bước 7: Bạn sẽ thấy cụm từ sau w:enforcement=”1″ hoặc w:=enforcement=”on”. Thay thế giá trị “1” bằng “0” hoặc “On” bằng “Off”. Thao tác này sẽ vô hiệu hóa khoá mật khẩu hạn chế chỉnh sửa file word của bạn
Bước 8: Sau khi thực hiện xong, nhấn lưu tệp .xml để lưu các thay đổi và đóng cửa sổ.
Bước 9: Tìm đến file .xml vừa lưu, nhấp chuột phải vào file đó, chọn Open with > chọn Microsoft Word để mở tệp trong trình soạn thảo văn bản Word.
Bước 10: Sau khi tài liệu được mở trong cửa sổ Word, nhấn vào File > Save as. Tại mục Save as type, chọn Word Document (*.docx). Sau đó bấm chọn Save để lưu file.
Với cách mở file word bị khoá này, bạn đã có thể dễ dàng chỉnh sửa, lưu, in tài liệu mà không còn bị hạn chế các tính năng nữa.
Đổi file word bị khoá sang định dạng khác để copy, chỉnh sửa
Một cách khác khác đơn giản để mở khoá file word không thể chỉnh sửa, copy được chính là đổi định dạng cho file word bị khoá sang một định dạng khác. Bạn chỉ cần thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Click chọn để mở file word bị khoá. Sau đó chọn File > Save As > Chọn thư mục để lưu file hoặc để thư mục lưu mặc định
Bước 2: Tại tuỳ chọn Save as type, chọn lưu file dưới định dạng Single File Web Page > Save để hoàn thành việc lưu file
Bước 3: Tìm đến file vừa lưu dưới định dạng Single File Web Page, tiếp theo click đúp chuột trái để mở file.
Xem thêm: Flashscore - Ket Qua Cac Tran Bong Da Dang Dien
Bước 4: Tài liệu sẽ hiển thị dưới dạng một trang web, bạn có thể thấy tất cả các thông tin đều được hiển thị ở đây, giờ đây bạn có thể thoải mái sao chép toàn bộ nội dung tài liệu và dán chúng vào một file word mới để chỉnh sửa, lưu và in tài liệu…
Kết luận
Các giới hạn chỉnh sửa thường được sử dụng để ngăn các thay đổi không mong muốn đối với tài liệu Word, chúng cho phép mọi người xem nội dung của tài liệu nhưng không thực hiện bất kỳ thay đổi nào.
Tuy nhiên chúng ta có một số cách có thể mở file word bị khoá không chỉnh sửa được bằng các công cụ có sẳn trên máy tính, bạn có thể thực hiện theo 4 cách trong bài viết ở trên để mở file word không chỉnh sửa được một cách dễ dàng và đơn giản nhất. Chúc bạn thành công!