Tính năng Mail Merge (Trộn thư) của Microsoft Word là một trong những tính năng được người tiêu dùng yêu thích. Nó hiệu quả khi tạo nên nhãn, mẫu mã thư, email hoặc báo cáo tùy chỉnh. Lúc biết cách thực hiện nó, chúng ta cũng có thể tiết kiệm được không ít giờ có tác dụng việc.

Bạn đang xem: Các lỗi thường gặp trong mail merge

Tuy nhiên, một trong những phiền phức của Mail Merge là nó chẳng thể định dạng đúng mực số tự bảng tính Excel. Ví dụ, kết quả bán hàng trong bảng tính Excel là 100 dẫu vậy sang Word nó lại biến thành 99.99999999996. Để khắc phục và hạn chế lỗi này, chúng ta cũng có thể sửa bảng tính, sửa đổi tài liệu Mail Merge hoặc 1-1 giản đổi khác cách nhì file liên kết với nhau. Tuy nhiên cách cuối cùng ít bạn biết tuy thế nó rất có thể là cách xuất sắc nhất, ngoại trừ câu hỏi không còn hoạt động trong Word 2016.

Lưu ý: các biện pháp sau đây được tiến hành trên Office năm 2016 nhưng vẫn vận dụng trên những phiên phiên bản Word với Excel khác.


Nội dung chính


Cách sửa lỗi định hình số khi dùng Mail Merge vào Word

1. áp dụng “Number Switch” vào Word

Chúng ta sẽ tiến hành cách thứ nhất là sửa đổi tài liệu Word. Ở đây, bạn sẽ sử dụng mã format số mong muốn cho ngôi trường trộn (Merge Field) trong tư liệu Word. Trường trộn về cơ bản sẽ thông tin cho Word biết cột như thế nào trong bảng Excel bao gồm chứa tài liệu cần gửi đổi. Để áp dụng định dạng cho một trường trộn, chúng ta phải áp dụng Number Switch (trước đây hotline là Picture switch) vào mã ngôi trường của ngôi trường đó.

Đầu tiên, bạn cần xem mã ngôi trường thực tế bằng phương pháp mở tài liệu Mail Merge và click vào tab Mailings ngơi nghỉ trên đầu cửa sổ. Đảm bảo tắt Preview Results để bạn cũng có thể thấy những trường Mail-Merge. Sau đó, bấm chuột phải vào trường Mail-Merge (chẳng hạn «Donation») và lựa chọn tùy chọn Toggle Field Code. Bây giờ các bạn sẽ thấy mã trường thực tế (trong vệt ngoặc nhọn như trong MERGEFIELD Donation ) cho trường đó. Sửa đổi mã trường đơn giản bằng cách chèn mã number switch vào thời gian cuối mã ngôi trường như:

MERGEFIELD Donation # $#,##0.00 Wors tất cả sẵn những mã ảnh, dưới đây là 4 lấy ví dụ như với các kết quả tương ứng:

MERGEFIELD Cost # 00.00 01.00 MERGEFIELD Sales # $### $ 15

MERGEFIELD Sales # $#,##0.00 $ 1,500.00

MERGEFIELD Date
"MMMM d" November 26

Như bạn cũng có thể thấy, mã numeric switch tương đương với mã format Excel quanh đó chúng được theo sau vì ký từ “#” đối với số với “
” so với ngày tháng.

Lưu ý: Chỉ được thực hiện dấu ngoặc kép trong mã ngày, không sử dụng cho mã số.

Để xem những mã khác, xem bảng tiếp sau đây hoặc tra cứu kiếm mã numeric switch vào Microsoft Word trên mạng.

Dưới đấy là một số ví dụ như về mã trường số cho tài liệu trong cột “Sales” vào bảng tính Excel.

Numeric switch mang lại trường trộn Mail-Merge

*

Thực tế, Word cùng Excel thực hiện cùng một mã định dạng, tuy nhiên không áp dụng cùng một format hàm. Ví dụ, không có hàm MergeField y như bên dưới:

MERGEFIELD(Donation,"$#,##0.00") Lưu ý: khi thêm hoặc biến hóa numeric switch, hiệu ứng rất có thể không biến đổi ngay, chúng ta cần cập nhật trường bằng cách click vào đó và chọn Update Field hoặc click vào nút Mailings > Preview Results. Đôi khi chúng ta phải thực hiện thao tác làm việc này 2, 3 lần. Nếu thực hiện Mail-Merge Wizard, chúng ta cũng có thể phải trở lại quá trình trước để xem chũm đổi.

2. Sửa đổi bảng tính Excel

Trong bảng tính Excel, hãy chèn một cột thực hiện công thức biến đổi số hoặc ngày tháng trong Excel thành định hình text bạn muốn xuất hiện tại trong Mail Merge.

Để triển khai điều này, họ sẽ áp dụng hàm TEXT vào Excel. Hàm này còn có chức năng chuyển đổi số hoặc tháng ngày thành định dạng text tương ứng. Tuy nhiên phương pháp này bao gồm một yếu điểm là bạn nên biết mã format nhất định. Mặc dù các mã này tương đồng với mã được thực hiện trong anh tài định dạng Custom Number của Excel nhưng hầu hết người sử dụng hiếm khi thấy chúng.

Mẹo: bạn nên định dạng ô chứa những cách làm này sống dạng khác (in nghiêng, bôi đậm, màu sắc khác) để biết hồ hết số này chỉ sinh hoạt dạng text 1-1 giản. Trong số phiên phiên bản Excel cũ hơn, phần lớn số này không được áp dụng để giám sát nhưng trong Excel 2016, bạn cũng có thể sử dụng bọn chúng trong tất cả các công thức kế bên hàm tổng như SUM cùng AVERAGE. Ưu điểm của việc định dạng ngày tháng cùng số ngơi nghỉ dạng text là khi chuyển từ Excel sang tài liệu Word Mail Merge không biến thành lộn xộn.

Mã định dạng mang đến hàm TEXT

Dưới đó là bảng các mã thường xuyên được sử dụng trong hàm Text.

*

Lưu ý: “0” cùng “#” đóng vai trò như placeholder (ký tự giữ chỗ) đến số mà lại “0” buộc số 0 làm việc đầu hoặc cuối, “#” đang được sửa chữa bằng một trong những nếu nó không phải là số 0 cầm đầu hoặc cuối. Vày đó, mã “00000” sẽ đảm bảo an toàn số 0 ở đầu không trở nên cắt quăng quật đi trong những mã bưu năng lượng điện New Jersey.

Xem thêm:

Những mã mang lại số, ngày tháng, thời gian rất có thể được sử dụng trong hàm TEXT hoặc định dạng số Custom của Excel. Mặc dù nhiên, bao gồm một điểm khác nhau giữa cách hoạt động vui chơi của những code này vào Excel với Word trong Microsoft Office 2013. Vào Excel, bạn có thể sử dụng M hoặc m mang lại tháng hoặc phút. Trong số đông các trường hợp, Excel đầy đủ thông minh để xác định đơn vị bạn đang sử dụng tuy nhiên Word không được hoàn hảo như vậy, bạn phải sử dụng chữ cái viết hoa cho tháng, và viết thường mang lại phút. Ko kể ra, Excel tất cả thêm mã “MMMMM” cho kết quả chữ viết tắt duy nhất của tháng (ví dụ: J, F, M, A, v.v…)

Lưu ý: Khi chuyển đổi những số này ngơi nghỉ dạng text, bọn chúng không được sử dụng trong số hàm SUM hoặc AVERAGE, giả dụ muốn, bạn cần biến hóa lại một lần nữa sử dụng hàm VALUE.

Hàm ROUND

Thay vì chưng hàm TEXT, một trong những người sử dụng thích sử dụng hàm ROUND để bỏ bớt số lượng thập phân thêm vào. Hàm ROUND sẽ có tác dụng tròn những số lên hoặc xuống cho vị trí thập phân chúng ta chỉ định. Ưu điểm là số làm cho tròn chưa hẳn ở dạng text, bạn vẫn có thể sử dụng chúng để tính toán. Hàm ROUND bao gồm thể hoạt động tốt trong Mail Merge tuy vậy ít khi sử dụng chúng vì:

Hàm ROUND sẽ bỏ ký hiệu đô la hoặc dấu phân cách hàng trăm (dấu phẩy).Hàm ROUND đang bỏ các số 0 sinh sống cuối.Đôi khi hàm ROUND hiển thị sai địa chỉ thập phân khi biến hóa sang Mail Merge. Ví dụ, tư liệu Mail Merge hiển thị 4 địa điểm thập phân trong lúc hàm Round hướng dẫn và chỉ định 2 hoặc 3 vị trí.

Trong một trong những trường hợp hiếm gặp, hàm ROUND còn hiển thị không nên số vào Mail Merge ví dụ thay vày 1.0014, Mail Merge hiển thị 1.0013.

3. Sử dụng liên kết DDE

Hai phương pháp trên tương đối dễ dàng nhưng bạn cần nhớ mã định dạng và trong một số trường đúng theo mã giống nhau tuy vậy cách thực hiện cũng khác nhau.

Một biện pháp dễ dàng hơn là link Word với Excel sử dụng links DDE (Dynamic Data Exchange). Nghe tất cả vẻ phức tạp nhưng nếu bạn cũng có thể trộn thư thì DDE bắt buộc làm cực nhọc bạn. Bạn chỉ việc thực hiện tại hai cách và bước đầu tiên là kích hoạt Word mở file thông qua DEE (bước này chỉ cần thực hiện tại một lần).

Như đã nói trên DDE không hoạt động trong Office 2016. Dynamic Data Exchange là 1 kỹ thuật cũ và dường như Microsoft đang trong quá trình từ quăng quật nó. Đôi khi nó chuyển động trong Office năm nhâm thìn và đôi khi không. Thủ thuật nhằm nó chuyển động trong Office 2016 là nguồn dữ liệu Excel đề nghị được mở trước khi truy cập nó tự Word. Cùng trong Excel, bảng phải được bước đầu ở bậc nhất tiên vào bảng tính thứ nhất trong file.

Để thiết lập liên kết DDE vào Word 2013, thực hiện theo quá trình dưới đây:

Bước 1. Click vào File > Options.

Bước 2. Click vào tab Advanced ở phía bên trái và cuộn trong phần General.

Bước 3. Tích vào ô Confirm tệp tin format conversion on open.

Đây là bước trước tiên và bạn sẽ không phải triển khai lại nữa. Trường đoản cú bây giờ, bạn dạng sao Word sẽ tiến hành mở ở nhiều các loại file khác biệt và mở bằng các con đường khác trong những số đó có DDE. điểm yếu của phương thức này là những lần mở file chưa phải tài liệu Word vào Microsoft Word, lịch trình sẽ mang lại bạn biến đổi lựa chọn.

Bước thứ hai là bước sau cùng bạn đề nghị làm mỗi lúc chọn nguồn tài liệu cho Mail Merge (trước bước 3 của lý giải Mail Merge hoặc sau thời điểm nhấn nút Select Recipients vào ribbon Mailings). Thực hiện theo công việc dưới đây:

Bước 1. Sau khoản thời gian chọn file tài liệu muốn sử dụng, hộp thoại Confirm Data Source sẽ xuất hiện.

*

Bước 2. Dạng hình mặc định là OLE nhưng bạn có thể thay đổi thành kiểu khác. Trong hộp thoại Confirm Data Source, click vào Show all. Trong list kiểu file mở rộng, lựa chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls). (Chọn tùy chọn này nếu sử dụng định dạng file Excel mới hơn *.xlsx). Ví như được hỏi, chứng thực bạn chọn Entire Spreadsheet.

*

Nếu đã chọn bảng tính mang đến tài liệu Word, bạn phải chọn nó một lượt nữa, lần này thông qua liên kết DDE. Từ giờ, định hình Excel sẽ tiến hành chuyển thanh lịch tài liệu Word Mail Merge khá nguyên vẹn.

Cảnh báo: Đảm bảo tài liệu bạn muốn hợp nhất yêu cầu nằm vào sheet trước tiên của tư liệu Excel.

Trên đây là các giải pháp sửa lỗi format khi áp dụng Mail Merge vào Word. Chúc các bạn thực hiện nay thành công!